Jak efektywnie zarządzać swoim czasem?

 Zarządzanie czasem nie należy do łatwych zadań. Żyjemy szybko, mamy mnóstwo na głowie i nieustannie staramy się pogodzić ze sobą wiele różnych obowiązków i dziedzin życia. Ta mnogość czynności sprawia, że doba często zdaje się być za krótka, a my, chcąc wywiązać się ze wszystkich zobowiązań, coraz częściej pracujemy po godzinach, nie dosypiamy, zaniedbujemy rodzinę i własne przyjemności oraz nie dotrzymujemy wyznaczonych terminów. Istnieje tylko jedno rozwiązanie tego problemu: nauczyć się efektywnie zarządzać swoim czasem. Ale jak to zrobić?

 

Każda zapracowana osoba zna ten schemat: zbliża się godzina, o której powinniśmy wyjść z pracy, a na biurku piętrzą się jeszcze niewykonane zadania. Jeśli je zignorujemy – kolejnego dnia będziemy mieli jeszcze więcej do zrobienia i z pewnością się nie wyrobimy, robiąc sobie coraz większe zaległości. Jeśli zaś zostaniemy po godzinach, by nadrobić zaniedbane obowiązki, nie zdążymy zrobić zakupów, ugotować obiadu, pójść na pocztę, by wysłać ważne dokumenty i zabrać kota do weterynarza. Z każdym dniem ta lista może jeszcze się wydłużać – zaległości mają to do siebie, że lubią się piętrzyć i mnożyć. A my jesteśmy coraz bardziej zmęczeni, zestresowani i sfrustrowani…

 

Wiele z tych kłopotów ma swoje źródło w nieumiejętnym zarządzaniu swoim czasem. Popełniamy masę błędów: bierzemy na siebie zbyt dużo zobowiązań, za dużo czasu marnujemy na rzeczy nieważne, a trudne, czasochłonne zadania zostawiamy sobie na koniec. Nie potrafimy ustalać priorytetów i łatwo się rozpraszamy. Jesteśmy przyzwyczajeni do robienia kilku rzeczy naraz, co jedynie wydłuża czas, którego na nie potrzebujemy.

 

Na szczęście, choć wyeliminowanie tych częstych błędów nie jest łatwe, możemy się tego nauczyć. Wystarczy uważnie przyjrzeć się swoim strategiom i wyeliminować te, które okazały się nieskuteczne. Ułatwi nam to przestrzeganie kilku prostych zasad. Jakich?

 

Zapomnij o multitaskingu

Jesteśmy przyzwyczajeni do robienia wielu rzeczy naraz. W naszej internetowej przeglądarce notorycznie otwartych jest kilka, a nawet kilkanaście okien. Nie wiedząc, które zadanie jest najważniejsze i najpilniejsze, próbujemy jednocześnie skupić się na kilku. Gotujemy obiad, jednym okiem zerkając na ulubiony serial w telewizji, a w międzyczasie odpisujemy na służbowe maile. Wydaje nam się, że dzięki temu oszczędzamy sporo czasu i jesteśmy efektywniejsi. Niestety, badania jasno pokazują, że tzw. „podzielność uwagi” po prostu nie istnieje. Możemy zaś mówić o przerzutności uwagi, ponieważ za każdym razem, kiedy zajmujemy się kilkoma sprawami w jednym czasie, w rzeczywistości nie skupiamy się na nich wszystkich, a co rusz „przestawiamy się” na jedno z nich. Jak nietrudno się domyślić, za każdym razem potrzebujemy trochę czasu, by ponownie skoncentrować się na określonej kwestii. Przez to popełniamy głupie błędy i robimy wszystko znacznie wolniej. Dużo lepszym pomysłem jest wykonywanie zadań po kolei, każdego oddzielnie. Dzięki temu jesteśmy w stanie skupić się tylko na nim i wykonać je znacznie sprawniej.

 

Bądź realistą

Problemy z wyrobieniem się ze wszystkimi zadaniami często wynikają z brania na siebie zbyt wielu obowiązków. Jeśli nasz plan będzie zbyt ambitny, zwyczajnie nie będziemy w stanie go zrealizować (mimo pracowitości i najszczerszych chęci). Spójrz na swoje możliwości jak najbardziej realistycznie. Dobrym sposobem jest monitorowanie czasu, jaki potrzebny nam jest do wykonania określonego rodzaju czynności. Jeśli coś zwykle zajmuje nam godzinę, a my zaplanujemy na to pół godziny, odbierzemy sobie szanse na sukces, a cały nasz plan dnia ulegnie przesunięciu.

 

Najlepiej będzie wyznaczyć sobie 1-2 większe zadania na dzień i kilka mniejszych, zajmujących mniej czasu (takich jak np. odpisanie na maile). Dzięki temu będziemy mieli szansę nie tyko wyrobić się z zaplanowanymi aktywnościami, ale również zrobić to dobrze i starannie.

 

Rozpisuj sobie plan dnia krok po kroku

Jeśli bardzo często „nie wiesz, w co włożyć ręce”, a samo rozpoczynanie aktywności zajmuje ci dużo cennego czasu, najlepiej będzie już wcześniej przygotować sobie dokładny plan dnia. Zastanów się, jak długo będziesz zajmować się poszczególnymi zadaniami i rozpisz je krok po kroku, godzina po godzinie. Dzięki temu skończą się wątpliwości dotyczące tego, czym się zająć najpierw, a czym później. Ponadto wyznaczysz sobie czasowy „deadline” dla poszczególnych obowiązków i będziesz mieć większą motywację, by się go trzymać.

 

Unikaj „rozpraszaczy”

Zajmując się pracą, wyłącz telewizję, radio (jeśli chcesz, włącz muzykę, ale unikaj programów i słuchowisk) i nie sprawdzaj Facebooka. Zanim przystąpisz do konkretnego zadania, zrób sobie kawę lub herbatę (by nie wstawać po nie w trakcie) oraz zaopatrz się we wszystko, czego potrzebujesz. Kilka krótkich przerw na przekąskę, przeczytanie prywatnej wiadomości czy odebranie telefonu potrafi znacznie wydłużyć wykonywanie zadania i bardzo odbija się na naszej efektywności. Rób przerwy tylko w wyznaczonym czasie, a w ich trakcie skupiaj się wyłącznie na przyjemności – dzięki temu lepiej wypoczniesz i zregenerujesz się przed kolejnym wyzwaniem.